Conectar el TPV de hosteleria a tu web (explicado facil)

Seguro que te suena: tienes una web con pedidos online, pero en el TPV sigues haciendo trabajo doble. Cambias el menu en la web y en el TPV. Ajustas precios en dos sitios. Y cuando entra un pedido online, alguien tiene que copiarlo o crear un ticket a mano.

Eso parece asumible, hasta que llega un fin de semana fuerte, un festivo o, de repente, tiempo de terraza. Entonces aparecen errores de precio, pedidos que acaban mal en cocina o directamente se pierden. Y tu acabas gestionando estres en lugar de llevar el negocio.

Esta checklist es intencionadamente neutral (sin empujar marcas): tienes 3 rutas para elegir, mas los puntos que en la practica casi siempre fallan (sincronizacion de menu, pagos, flujo de tickets y tracking). En 10 minutos sabras que tipo de integracion encaja con tu negocio y que preguntas hacerle a tu proveedor de TPV o a quien te hace la web.

Que queremos decir con "conectar el TPV a tu web"?

Una integracion significa, dicho de forma simple: tu web y tu sistema TPV intercambian datos, para que haya menos trabajo manual y menos errores.

3 niveles de integracion (basico, bien, ideal)

1) Basico

• Los pedidos online entran (por ejemplo por e-mail o como aviso independiente).
• Tu o tu equipo lo metis aun a mano en el TPV o creais el ticket manualmente.
• Funciona, pero con volumen es una receta para malentendidos.

2) Bien

• El pedido online entra automaticamente como pedido dentro de tu TPV.
• El ticket de cocina o la pantalla lo recibe al instante.
• No tienes que copiar y pegar ni reescribir.

3) Ideal

• Menu, precios, opciones e IVA se configuran una sola vez y se mantienen iguales entre web y TPV.
• Horarios y franjas de recogida o reparto se sincronizan.
• Pagos e informes cuadran sin tener que hacer encaje de bolillos.
• Puedes medir que acciones en tu web realmente generan pedidos (util si haces publicidad).

Que datos van y vienen?

En la practica suele ser:

• Productos: platos, bebidas, menus, packs.
• Precios: incluyendo promos como "especial de fin de semana" o "martes noche de pizza".
• IVA: clave para tu contabilidad (y para evitar problemas despues).
• Opciones y extras: "sin cebolla", "salsa extra", "sin gluten", "mediana o grande".
• Horarios de recogida y reparto: cuando pueden pedir y cuando lo tendras listo.
• Pagos: pagado online o pagar al recoger/en mesa.

Cuando esta bien no tener integracion?

A veces no tener integracion es perfectamente valido, por ejemplo si:

• tienes una carta pequena que casi no cambia,
• tienes pocos pedidos online y solo es ingreso extra,
• haces solo reservas desde la web.

Pero en cuanto tu carta cambia a menudo, tienes muchos extras o el canal online se vuelve serio, vas a notar las desventajas.

Rutas mas habituales (para elegir mas rapido)

A grandes rasgos hay tres maneras. Piensa sobre todo en: quien gestiona el menu y donde entra el pedido.

Ruta 1: web con pedidos online del proveedor de tu TPV

Es el camino mas directo.

• Tu proveedor de TPV ofrece pedidos online como parte del sistema.
• Los pedidos suelen entrar ya bien en el lugar correcto (barra/cocina).

Desventaja: a veces te limita lo que tu proveedor ofrece en diseno o flexibilidad.

Ruta 2: web con una plataforma de pedidos que envia al TPV

Tu web usa un sistema de pedidos que manda los pedidos a tu TPV.

• Ventaja: suele ser flexible y relativamente rapido de arrancar.
• Util si tu web es importante para tu marca (tus fotos, promos y tono).

Desventaja: hay mas partes implicadas. Si algo falla, puede no estar claro quien lo arregla.

Ruta 3: integracion a medida (solo si de verdad necesitas algo especial)

Esto es para casos excepcionales, por ejemplo:

• varios locales con 1 cocina central,
• menus complejos con muchas reglas,
• promos por barrio o por franja horaria,
• o si tu TPV es limitado, pero tu quieres un proceso muy afinado.

Ventaja: exactamente como tu lo necesitas.

Desventaja: mas caro, y hay que acordar mantenimiento y soporte.

Guia rapida: que ruta encaja con bar, restaurante o take away?

• Bar (carta simple, mucho "en barra"): a menudo ruta 1 o 2. Ojo extra: las bebidas entran en barra y la comida en cocina?
• Restaurante (muchas opciones, alergenos, menus): ruta 1 si tu TPV lo soporta bien; si no, ruta 2 poniendo especial atencion a opciones y tickets de cocina.
• Take away y delivery (mucho volumen, picos cortos): ruta 1 o 2, pero hay que probar de verdad en horas punta. Ruta 3 solo si tu modelo es complicado.

La checklist de integracion (esto hay que marcar antes de empezar)

Esta es la parte que a menudo se salta. Y justo ahi nacen luego los costes extra y el estres.

Menu y precios: quien es la fuente?

Toma una decision y dejala por escrito:

• El TPV es la fuente: actualizas la carta en el TPV y la web se actualiza automaticamente.
• La web es la fuente: lo cambias en la web y el TPV se actualiza.

Si nadie es responsable, acabas con dos menus casi iguales pero no del todo. Eso siempre aparece en el momento mas complicado.

Estructura de productos: opciones, extras, packs (donde suele fallar)

Aqui es donde se rompe a menudo:

• Duplicados o nombres ligeramente distintos: "croqueta en pan" vs "bocadillo de croqueta".
• Extras poco claros para cocina: "extra picante", pero que debe hacer cocina?
• Packs que se ven perfectos en la web, pero en el TPV entran como lineas sueltas sin logica.

Ejemplo real: una promo como "2a pizza a mitad de precio" funciona en la web, pero el descuento no llega al ticket del TPV. Resultado: discusion en mostrador. Eso quieres detectarlo antes de salir en vivo, no un viernes por la noche.

Flujo de pedidos: donde entra el ticket?

Define antes:

• Las bebidas van a barra y la comida a cocina?
• Va a impresora o a pantalla de cocina?
• Que ves en recogida: nombre, hora, comentarios y estado de pago?

Pago: pagar online vs pagar al recoger/en mesa

Elige con claridad:

• Pago online: menos no-shows y gestion mas rapida en mostrador. Muy util en picos de recogida.
• Pagar al recoger: mas facil para el cliente, pero veras mas pedidos que no se recogen.
• Pagar en mesa: perfecto, pero asegurate de que el equipo entiende como entra.

Revisa tambien: quieres opciones de propina y como se reflejan en tus informes?

Horarios y tiempos de reparto: cierre automatico cuando estas cerrado

Nada peor que aceptar pedidos cuando cocina ya esta cerrada.

Comprueba:

• tu web puede cerrarse automaticamente fuera del horario?
• puedes configurar recogida y reparto por separado?
• puedes gestionar festivos y excepciones rapido?

De cara a periodos con mas presion (diciembre, semanas de vacaciones, fines de semana soleados) esto es aun mas importante: no quieres que el sistema siga abierto cuando tu equipo ya esta al limite.

Tickets, IVA y administracion: que quieres ver en los informes?

Preguntate:

• Quieres pedidos online como categoria separada en el cierre diario?
• Los gastos de envio deben verse por separado?
• El IVA cuadra por producto (bebida, comida, recogida, reparto)?

Tracking: medir lo que funciona (Google/Meta) sin complicaciones

Si inviertes en marketing, quieres saber que te devuelve. En plan practico:

• Que pagina o promocion genera pedidos?
• Viene sobre todo de "pizza para llevar" o de "ver menu"?
• Que dia y que hora generan mas?

Esto se olvida mucho en integraciones, aunque afecta directamente a la facturacion.

Mini-check para epocas fuertes: prueba en horas punta y prepara un plan B

Haz esto antes de salir en vivo (y sobre todo antes de un fin de semana cargado):

• Prueba en un momento tranquilo, pero comportate como si fuera sabado 19:00.
• Pon a alguien en cocina, alguien en barra y alguien en caja.
• Acordad: que hacemos si se cae internet? Y que hacemos si se para la impresora?

El plan B puede ser sencillo:

• pausar temporalmente los pedidos en la web,
• rollo de papel de repuesto y (si lo usas) una impresora de reserva,
• 1 proceso de emergencia: si falla, llamamos al cliente (el numero esta visible en el pedido) y hacemos un ticket manual.

Cuanto cuesta y cuanto tiempo te lleva?

No hay cifras exactas (cada negocio es distinto), pero si expectativas realistas.

Por que pagas?

Normalmente los costes caen en cuatro bloques:

• Coste mensual: pedidos online y/o integracion.
• Configuracion inicial: menu, opciones, flujo de tickets.
• Integracion/modulo: a veces incluido, a veces aparte.
• Mantenimiento/soporte: quien cambia cosas y quien resuelve incidencias?

Cronograma: salir rapido vs salir bien

• Salir rapido (1 a 2 semanas): si tu carta es simple y tus decisiones estan claras.
• Salir bien (2 a 6 semanas): mas realista con muchas opciones, packs, varias impresoras o varias franjas de recogida y reparto.

Planifica siempre un momento de pruebas con pedidos reales.

Trampas ocultas que lo encarecen

Esto suele hacerlo mas caro de lo que parece:

• La lista de productos en el TPV esta desordenada (duplicados, nombres raros, promos antiguas).
• Hacen falta modulos extra (zonas de reparto, franjas horarias, metodos de pago especificos).
• Soporte fuera de horario (y si, en hosteleria los problemas aparecen en tardes y fines de semana).

Errores habituales (y como evitarlos)

Mantener dos menus (y nadie es responsable)

Solucion: acordad quien es responsable de la carta y donde se gestiona: TPV o web.

Malos nombres de articulos/opciones que obligan a cocina a adivinar

Solucion: pon nombres concretos y prueba con cocina como si fuera una noche real.

No hacer una prueba end-to-end (de la web al ticket del TPV)

Solucion: no pruebes solo "puedo pedir", tambien: precio, IVA, estado de pago y que entra en el lugar correcto.

No tener plan si falla internet o la impresora

Solucion: una hoja A4 con "que hacemos si..." y repuestos listos.

Preguntas frecuentes

Es caro?

No tiene por que ser caro, pero totalmente gratis casi nunca existe si lo quieres bien hecho. El beneficio suele estar en menos errores, menos estres y mas pedidos que si puedes asumir en picos.

Cuanto lio es gestionarlo?

Si eliges 1 fuente (TPV o web) y tu estructura de productos esta bien, el mantenimiento es razonable. El mayor trabajo esta al inicio: dejarlo todo ordenado y probar bien.

Puedo hacerlo yo o necesito ayuda?

Un negocio simple puede hacer mucho por su cuenta. La ayuda suele venir bien para:

• configurar opciones y packs con orden,
• flujo de tickets (barra/cocina),
• dejar el tracking bien configurado.

Si tu objetivo es generar facturacion de verdad desde tu propia web, lo mas logico suele ser montarlo bien desde el principio con pedidos online en tu sitio.

Y si mi TPV no tiene integracion?

Entonces tienes tres opciones:

• trabajar sin integracion (solo tiene sentido si eres pequeno y cambias poco),
• usar una via intermedia que aun asi pueda enviar pedidos,
• cambiar a un TPV que si lo soporte.

Puedo mantener mi web y aun asi integrar?

Si, muchas veces. Normalmente puedes anadir pedidos online a tu web actual y hacer que los pedidos entren bien en tu TPV. La pregunta clave es: que ruta encaja con tu forma de trabajar?

Decide en 15 minutos: tu mini plan

Paso 1: apunta tus imprescindibles

Escribe lo que de verdad necesitas:

• solo recogida o tambien reparto?
• pedir en mesa (QR) o no?
• pago online o pagar al recoger?
• bebida a barra y comida a cocina?

Paso 2: elige ruta 1/2/3

• Quieres 1 responsable y tranquilidad rapido? A menudo ruta 1.
• Quieres flexibilidad con tu propia web y aun asi enviar al TPV? Ruta 2.
• Tienes un caso realmente excepcional? Entonces y solo entonces ruta 3.

Paso 3: 8 preguntas que hacer

1. Puede un pedido online entrar automaticamente como pedido en el TPV?
2. Los tickets de cocina entran en el lugar correcto (barra/cocina)?
3. Quien gestiona el menu: TPV o web?
4. Como se transfieren opciones y extras (y como lo ve cocina)?
5. Como funciona el pago online y como lo veo en mis informes?
6. Puede el sistema detenerse automaticamente fuera de horario?
7. Cual es el plan de emergencia si se cae internet?
8. Cuales son los costes iniciales y mensuales, y que ayuda esta incluida?

Paso 4: prueba 3 pedidos antes de salir en vivo

1. Pedido simple para recoger con pago online.
2. Pedido con extras y una nota (sin cebolla, salsa extra).
3. Pedido en un momento en el que estas a punto de cerrar (comprueba que el sistema se detiene bien).

Agenda una conversacion de asesoramiento, gratuita y de hasta 30 minutos: revisamos tu TPV y las funciones que quieres en la web, y decidimos juntos que integracion (ruta 1/2/3) es la mas logica, con pasos y una estimacion de coste/tiempo.